استخدام منشی

استخدام منشی | مسئولیت‌ها و فرصت‌های شغلی + آگهی‌های استخدامی 

یکی از چالش‌هایی که شرکت‌ها و سازمان‌ها با آن روبه‌رو هستند، استخدام منشی خوب است. چرا که چنین فردی می‌تواند روی راندمان کار شرکت‌ها تاثیر زیادی بگذارد. از همین رو شرکت‌های بسیاری در جستجوی افرادی هستند که مهارت‌های خاصی از جمله روابط عمومی قوی و تحصیلات کافی داشته باشند. افرادی که برای شغل منشی‌گری استخدام می‌شوند باید برای ارتقا سطح کیفیت کار خود دانش خود را از این حرفه، به‌روز نگه دارند. این افراد باید با شرح وظایف یک منشی آشنایی داشته باشند تا بتوانند به بهترین شکل کار خود را انجام دهند. با ما همراه باشید تا به بررسی شرح وظایف و شرایط استخدام منشی و فرصت‌های شغلی مرتبط با منشی‌گری بپردازیم.

شرح کار منشی چیست؟

فردی که برای فرصت‌های استخدام منشی اقدام می‌کند، در واقع کارهای مدیر را برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها را سازمان‌دهی می‌کند. این فرد به تماس‌های تلفنی با دفتر مدیر پاسخ می‌دهد و پاسخگوی مراجعانی است که به صورت حضوری قصد ملاقات با مدیر را دارند. همچنین کارهای مربوط به مکاتبات اداری مدیر با کارکنان را انجام داده و از اسناد و مدارک دفتر نگهداری می‌کند. یکی از دیگر کارهای منشی کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های اداری مدیر و کارکنان شرکت است. یک منشی می‌تواند در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلفی مانند مطب، شرکت خصوصی، رستوران و موارد دیگر فعالیت داشته باشد.

یک منشی معمولا چه وظایفی دارد؟

منشی در واقع دستیار مدیر یک شرکت یا سازمان است. همچنین منشی اولین فردی است که افراد بیرون از شرکت یا سازمان برای برقراری ارتباط با داخل این مجموعه‌ها با او برخورد خواهند داشت. بنابراین منشی باید در برابر نیازها و درخواست‌های این افراد جوابگو باشد. باید بدانید فردی که به عنوان منشی استخدام می‌شود طیف وظایف گسترده‌ای دارد.

از جمله وظایف مهم منشی که در اغلب آگهی‌های استخدام منشی به چشم می‌خورند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تنظیم وقت ملاقات اربابان رجوع و کارکنان با مدیر شرکت
• مدیریت کنفرانس‌ها و کنترل قرارهای شخصی و سفرهای مدیر
• مدیریت و کنترل ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، فکس‌ها و نامه‌های ارسال شده به شرکت
• تنظیم و سازمان‌دهی پرونده‌های مهم اداری، انجام تحقیق و پژوهش در رابطه با آن‌ها به منظور مستندسازی جلسات و کنفرانس‌ها
• ویرایش و آماده کردن گزارش‌ها و سندهای مربوط به فعالیت‌های مدیر شرکت که منشی برای این کار باید به تحلیل داده‌ها بپردازد
• انجام امور حسابداری بخشی که منشی در آن مشغول به کار است
• صدور فاکتور و کنترل انبار
• اگر منشی در مطب پزشک کار می‌کند، باید کارهای مربوط به پذیرش و تعیین وقت ویزیت پزشک برای بیماران به صورت حضوری یا تلفنی را انجام دهد
• منشی شرکت‌ها و نهادهای اداری باید با مسائل و امور اداری آشنایی داشته باشد
• منشی املاک باید با منطقه حوزه فعالیت خود آشنا باشد و اصطلاحات مربوط به ساختمان و زمین را به خوبی بشناسد

تحصیلات مورد نیاز در استخدام منشی

افرادی که در سطوح پایین قصد دارند به عنوان منشی استخدام شوند، با داشتن مدرک دیپلم و گواهی‌های مهارتی، می‌توانند این کار را انجام دهند. در شرکت‌های سطح بالا ممکن است که به مدرک کاردانی یا کارشناسی نیاز داشته باشند. افرادی که قصد استخدام به عنوان منشی در شرکت‌های بازرگانی، ارتباطات و هر شرکت تخصصی دیگر را دارند، باید تحصیلات مرتبط با حیطه کاری آن شرکت داشته باشند.

به طور کلی افرادی که مدرک تحصیلی مرتبط با شغل منشی‌گری ندارند، می‌توانند وارد دوره‌های فنی حرفه‌ای مربوط به این شغل شوند. به این ترتیب می‌توانند دانش و مهارت لازم برای انجام این کار را کسب کرده و بعد از تقویت رزومه خود، برای آگهی‌های استخدام منشی اقدام کنند. در این دوره‌های آموزشی، کارآموزان با روش‌ها و فناوری‌های مرتبط با منشی‌گری آشنا می‌شوند. ممکن است که برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای استخدام فرد به عنوان منشی، از او بخواهند که در این دوره‌های فنی حرفه‌ای شرکت کنند.

یک منشی موفق چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟

فردی که به عنوان منشی استخدام می‌شود، برای موفقیت در کار خود باید در برخی از زمینه‌ها مانند روابط عمومی مهارت داشته باشد. یک منشی موفق باید بتواند استرس خود را مدیریت کند و کارهای هم‌زمان را با تسلط و بدون مشکل انجام دهد. همچنین لازم است که منشی به نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس تسلط کافی داشته باشد و اصول مذاکره تلفنی و حضوری را بشناسد.

از جمله مهم‌ترین مهارت‌های یک منشی موفق می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سازمان‌دهی در کار: یک منشی باید بتواند کارهای خود را به صورت منظم انجام دهد. در واقع منشی برای انجام کارهایی مانند دسته‎بندی اسناد و کنترل ارتباطات ورودی و خروجی باید بتواند مسئولیت‌های خود را سازمان‌دهی کند
• توانایی مدیریت زمان: منشی باید بتواند مسئولیت‌های خود را در کمترین زمان و به بهترین شکل انجام دهد. از همین رو باید برای وظایف خود برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها را بر اساس مدت‌زمان و اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کند
• تسلط به نگارش فارسی: یک منشی خوب باید در ارتباطات کتبی مانند نگارش ایمیل و نامه‌های اداری تسلط داشته باشد و بتواند ایمیل‌ها و نامه‌ها را بررسی کرده و پاسخ مناسب به آن‌ها بدهد
• فن بیان قوی: منشی باید بتواند به راحتی با اربابان رجوع، کارکنان و مدیر ارتباط کلامی قوی برقرار کند. همچنین با آداب محل کار برای شروع مکالمه و به‌اشتراک‌گذاری امور اداری آشنا باشد

فرصت‌های شغلی و مشاغل مرتبط با منشی‌گری

افرادی که در زمینه منشی‌گری تحصیلات مرتبط و سابقه کار دفتری دارند، به راحتی می‌توانند با بررسی آگهی‌های استخدامی امروز کار پیدا کنند. این افراد می‌توانند در شرکت‌های بازرگانی، مرکز مشاوره و روانشناسی، کلینیک، دفتر وکالت، آموزشگاه زبان و موارد دیگر استخدام شوند. جالب است بدانید که بسیاری از مطب‌های پزشکی در سایت‌های کاریابی آگهی استخدام منشی منتشر می‌کنند. به عنوان مثال، یکی از پرتعدادترین آگهی‌ها، استخدام منشی مطب متخصص زنان است.

کارجویان می‌توانند به صورت حضوری، دورکار، آنلاین، پاره ‌وقت و تمام ‌وقت به عنوان منشی استخدام شوند. بسیاری از منشی‌هایی که قرارداد نیمه ‌وقت دارند، ممکن است که 3 روز در هفته به صورت دورکار و سه روز دیگر به صورت حضوری مشغول به کار شوند. باید بدانید فرصت‌های استخدام منشی سه روز در هفته در استان‌های تهران و البرز بسیار زیاد است. همچنین در شهرهای بزرگ مانند اصفهان، کرج، شیراز، رشت و تهران فرصت‌های شغلی بهتری برای کارجویان وجود دارد.

آگهی‌های استخدام منشی در پلتفرم جامع کاربرد

بررسی آگهی‌های استخدامی در سایت‌های کاریابی می‌تواند کاری زمان‌بر باشد. شما می‌توانید در همین صفحه از سایت کاربرد، تمام آگهی‌های استخدام منشی منتشر شده در سایت‌های کاریابی را به صورت یکجا مشاهده کنید. همچنین می‌توانید با بررسی هر آگهی وارد سایت منبع آن شده و برای کارفرمای مدنظر رزومه ارسال کنید. 

لینک‌های مرتبط

کارمند اداری     کارشناس اسناد     کارمند پذیرش     کارشناس ورود اطلاعات     تایپیست     رزرواسیون     کارشناس بایگانی     مدیر اداری     اپراتور کافی نت     کارشناس اجرایی     پذیرشگر خودرو     کارشناس هماهنگی امور     کارمند آژانس هواپیمایی     کارمند پذیرش بیمارستان     کارمند پذیرش هتل     کارمند فروشگاه     منشی آژانس     منشی دفتر املاک     کارمند بانک     مسئول دفتر