استخدام مسئول دفتر

استخدام مسئول دفتر برای سازمان‌دهی امور دفتری

در تمام شرکت‌ها، سازمان‌ها و نهادهای اداری دولتی، مشاغلی وجود دارند که در پیشبرد امور اداری نقش مهمی ایفا می‌کنند. یکی از این مشاغل مسئول دفتر است. مسئول دفتر در واقع پل ارتباطی شرکت‌ها و سازمان‌ها با اربابان رجوع و اشخاص خارج از سازمان‌ است. از همین رو شرکت‌ها و موسسات مختلف برای فردی که مسئولیت امور دفتری را بر عهده بگیرد، آگهی استخدام منتشر می‌کنند. با ما همراه باشید تا به بررسی وظایف و شرایط استخدام مسئول دفتر و آگهی‌های استخدامی در این حوزه بپردازیم.

مسئول دفتر چگونه شغلی است؟

مسئول دفتر شغلی شبیه به منشی دارد؛ اما وظایف و شرایط او متفاوت است. به طور کلی می‌توان گفت که مسئول دفتر در واقع واسطه میان مدیر با دیگر بخش‌های یک شرکت یا سازمان بوده و به عبارتی امور مدیریتی جزئی را به جای مدیر انجام می‌دهد. بنابراین مسئول دفتر مستقیم زیر نظر مدیرعامل شرکت یا سازمان فعالیت می‌کند.

یکی از اختیارات اصلی مسئول دفتر تنظیم یا لغو جلسات داخلی شرکت یا سازمان است. همچنین مسئول دفتر وظیفه هماهنگی میان کارکنان و مدیران بخش‌های مختلف شرکت را بر عهده دارد. به طور کلی در مکانی که کار دفتری وجود داشته باشد یک دفتردار یا مسئول دفتر در آن مکان وجود خواهد داشت.

باید بدانید که انواع مختلفی از شرکت‌ها و سازمان‌ها در تلاش برای استخدام مسئول دفتر هستند که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بیمارستان
• شرکت دارویی
• شرکت ساختمانی
• موسسه آموزشی
• دفاتر پست
• دفاتر املاک
• رستوران

مسئول دفتر چه مسئولیت‌هایی دارد؟

فردی که برای آگهی‌های استخدام مسئول دفتر اقدام می‌کند، طیف گسترده‌ای از وظایف را بر عهده دارد. یکی از مهم‌ترین وظایف دفتردار، تنظیم و هماهنگی قرارهای ملاقات و برنامه‌های کاری مدیر شرکت است. همچنین باید دستورات صادر شده از سوی مدیرعامل و مدیران بخش‌های مختلف شرکت را پیگیری کرده و به کارکنان ابلاغ کند.

از دیگر وظایف مهم مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• نظارت بر ورود و خروج کارکنان، اربابان رجوع و افراد دیگر به دفتر مدیرعامل شرکت یا سازمان
• بایگانی و ثبت تمام مدارک، پیام‌های الکترونیکی و کاغذی، مستندات و اسناد محرمانه
• تنظیم زمان برگزاری جلسات و کارگروه‌هایی که مدیرعامل قصد شرکت در آن‌ها را دارد و انجام هماهنگی‌های لازم برای برگزاری این جلسات
• پاسخگویی تماس‌های تلفنی، فکس و موارد دیگر به مدیرعامل
• بررسی حساب ایمیل عمومی شرکت یا سازمان و پاسخ به آن‌ها
• تنظیم صورت‌جلسه‌ها، دستور جلسه‌ها، دعوت‌نامه‌ها و مکاتبات مربوط به جلسات مدیران شرکت
• پاسخگویی به اربابان رجوع و تنظیم زمان ملاقات برای آن‌ها با مدیر شرکت
• ابلاغ و پیگیری دستورهای صادر شده از مدیر شرکت برای بخش‌های مختلف شرکت و سازمان‌های دیگر تا زمانی که نتیجه دستورات مشخص شوند
• نظارت و کنترل بر خدمات مورد نیاز برای دفتر مدیرعامل و مدیران بخش‌های مختلف شرکت

یک دفتردار باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟

فردی که می‌خواهد به عنوان مسئول دفتر استخدام شود باید بداند که مسئول دفتر نماینده مدیر و شرکت به شمار می‌رود. بنابراین چنین فردی شغل حساس‌تری نسبت به دیگر کارکنان و کارمندان دارد. مهم‌ترین مهارتی که در شرح شغلی بسیاری از آگهی‌های استخدام مسئول دفتر دیده می‌شود، داشتن روابط عمومی قوی است. چنین فردی باید بتواند بدون مشکل با اربابان رجوع، کارکنان و شرکای شرکت ارتباط برقرار کند.

از دیگر مهارت‌های مهم یک مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صبر و تحمل بالا برای برخورد با نظرات موافق و مخالف مراجعین
• خوش‌اخلاقی و برخورد با متانت و فروتنی
• داشتن ظاهر متناسب با محیط شرکت
• داشتن تجربه کافی در ارائه مشاوره به مدیران شرکت و مراجعه‌کنندگان
• توانایی مدیریت قوی در تنظیم برنامه‌ها و زمان‌بندی منظم آن‌ها
• داشتن انضباط در انجام مسئولیت‌ها
• توانایی استفاده از نرم‌افزارها و انجام کارهای کامپیوتری عمومی

تحصیلات مورد نیاز برای استخدام به عنوان مسئول دفتر

باید بدانید هر فردی که در هر رشته‌ای مدرک کارشناسی، کاردانی یا کارشناسی ارشد داشته باشد، می‌تواند به عنوان مسئول دفتر استخدام شود. البته لازم به ذکر است که تحصیل در رشته‌هایی مانند مدیریت، حسابداری و روانشناسی، شانس کارجویان را برای فرصت‌های استخدام مسئول دفتر افزایش می‌دهد؛ چرا که کارفرمایان بیشتر به فارغ‌التحصیلان چنین رشته‌هایی توجه می‌کنند.

باید اشاره کرد که به‌تازگی رشته‌هایی مانند امور دفتری و منشی‌گری به رشته‌های قابل ارائه در برخی دانشگاه‌های کشور اضافه شده‌اند. داشتن مدرک در این رشته‌ها قطعا در افزایش شانس استخدام و موفقیت در شغل مسئول دفتر تاثیر زیادی خواهد داشت. در کنار تحصیلات، لازم است که یک مسئول دفتر به نرم‌افزارهای آفیس مسلط بوده و با زبان انگلیسی آشنایی کامل داشته باشد. همچنین بتواند مکاتبات اداری و کارهای گزارش‌دهی را به بهترین شکل انجام دهد.

فرصت‌های شغلی مرتبط با امور دفتری

برای افرادی که در زمینه منشی‌گری و مسئولیت دفتر تجربه دارند یا تحصیل کرده‌اند، فرصت‌های شغلی زیادی وجود دارد. بسیاری از شرکت‌ها برای تکمیل نیروی کار خود به استخدام مسئول دفتر مدیرعامل و استخدام دستیار مدیر عامل می‌پردازند. همچنین در تلاش برای استخدام افراد تحصیل‌کرده و باتجربه در مشاغل دفتری مانند حسابداری هستند. از همین رو آگهی‌های استخدام حسابدار و کارشناس اتوماسیون اداری را در سایت‌های کاریابی منتشر می‌کنند.

در زمینه مشاغل دفتری، آقا یا خانم بودن کارجویان اهمیتی ندارد و بیشتر تحصیلات و سابقه کاری این افراد مد نظر است. یکی دیگر از فرصت‌های شغلی افراد تحصیل‌کرده و باسابقه در مسئولیت دفتر و منشی‌گری استخدام در شرکت‌های کارگزاری بورس است. برای پیدا کردن فرصت‌های شغلی در این زمینه تنها کافی است که به سایت‌های کاریابی مراجعه کرده و آگهی‌های مربوط به استخدام مسئول دفتر را بررسی کنید.

آگهی‌های استخدام مسئول دفتر در پلتفرم کاربرد

کارجویان برای اینکه بتوانند بهترین موقعیت شغلی را در زمینه مسئولیت دفتر پیدا کرده و برای استخدام اقدام کنند، بهتر است از سایت‌های کاریابی کمک بگیرند. برای بررسی آگهی‌های سایت‌های کاریابی باید در این سایت‌ها ثبت نام کنند و رزومه بسازند. اما جستجوی تمام سایت‌های کاریابی می‌توانند طاقت‌فرسا باشد و زمان زیادی را از کارجویان بگیرد.

شما می‌توانید در همین صفحه از سایت کاربرد تمام آگهی‌های استخدام مسئول دفتر را مشاهده کرده و وارد سایت منبع هر آگهی شوید. سپس از طریق روش‌های اعلام شده با کارفرمایان مورد نظر تماس بگیرید و برای آن‌ها رزومه ارسال کنید. در نهایت می‌توانید در یک شرکت معتبر به عنوان مسئول دفتر استخدام شوید.

لینک‌های مرتبط

کارمند اداری     کارشناس اسناد     کارمند پذیرش     کارشناس ورود اطلاعات     تایپیست     منشی     رزرواسیون     کارشناس بایگانی     مدیر اداری     اپراتور کافی نت     کارشناس اجرایی     پذیرشگر خودرو     کارشناس هماهنگی امور     کارمند آژانس هواپیمایی     کارمند پذیرش بیمارستان     کارمند پذیرش هتل     کارمند فروشگاه     منشی آژانس     منشی دفتر املاک     کارمند بانک