شغل منشی، نقشی اساسی و مهم در هر سازمان یا شرکت دارد. برخورد اولیه با مشتریان و مراجعان یک سازمان اغلب از طریق منشی صورت میگیرد. بنابراین، نقش افراد فعال در این حوزه در ایجاد تجربه مثبت برای مراجعین حائز اهمیت است. درآمد یک منشی معمولاً به توانمندیها، تحصیلات و سابقه کار او بستگی دارد.
مهارتهای برقراری ارتباط، مدیریت زمان و تسلط بر نرمافزارهای مرتبط از جمله مواردی هستند که انتظار میرود یک منشی بر آنها مسلط باشد. از اصلیترین وظایف یک منشی میتوان به مدیریت تماسها، راهنمایی مراجعین و رسیدگی به وظایف اداری و دفتری اشاره کرد. شغل منشی در بسیاری از صنایع و حوزههای کاری مورد نیاز است. اگر میخواهید وارد این حوزه با حقوق بالا، بیمه و سایر مزایای شغلی شوید، در ادامه با ما همراه باشید.
منشی کیست؟
یک منشی، نقشی مهم در انجام عملکردهای روزانه یک سازمان به صورت منظم و دقیق ایفا میکند. شغل منشی مسئولیتهای مختلفی را در بر میگیرد که در درجه اول حول محور مدیریت ارتباطات، برنامهریزی و وظایف اداری میچرخند. همانطور که ذکر شد، منشیها اغلب اولین برخورد را با مراجعهکنندگان و مشتریان دارند و برداشت اولیه آنها به طور قابل توجهی روی تصویر حرفهای سازمان تأثیر میگذارد.
علاوه بر این، منشیها مسئولیت سازماندهی و ایجاد یک محیط اداری کارآمد را برعهده دارند. از این رو، از یک منشی انتظار میرود که وظایفی مانند مدیریت قرار ملاقاتها، هماهنگی جلسات و رسیدگی به مکاتبات را به خوبی انجام دهد.
توانایی اولویتبندی وظایف، مدیریت زمان و مهارتهای سازمانی قوی برای موفقیت در این نقش ضروری هستند. علاوه بر این، منشیهای حرفهای و موفق اغلب در استفاده از نرمافزارها و ابزارهای اداری برای سادهسازی مدیریت اسناد، ثبت سوابق و سایر وظایف اداری مهارت دارند.
فراتر از این وظایف اداری، منشیها اغلب به عنوان یک رابط میان سطوح مختلف در سازمان عمل میکنند. آنها ارتباط بین مدیران اجرایی، بخشها و ذینفعان خارج از سازمان را تسهیل کرده و اطمینان حاصل میکنند که اطلاعات به طور یکپارچه در جریان بوده و همه افراد از آخرین روندها مطلع هستند. در شغل منشی باید به اصول محرمانگی اطلاعات هم توجه شود. منشیها اغلب از اطلاعات حساس یک سازمان مطلع هستند و باید با چنین اصولی آشنا باشند.
به طور خلاصه، منشیگری صرفاً یک شغل اداری نیست، بلکه بخشی پویا و جداییناپذیر از یک سازمان است که به میزان قابل توجهی به کارایی، ارتباطات و موفقیت کلی آن کمک میکند.
برای مشاهده تمام آگهیهای استخدام منشی از سراسر سایتهای کشور کلیک کنید.
پیشنیازهای ورود به شغل منشی
در سالهای گذشته، منشیها بدون در نظر گرفتن مدرک تحصیلی استخدام میشدند. به همین خاطر، ممکن بود که در یک سازمان، دو منشی با مدارک تحصیلی متفاوت مثل کارشناسی و دیپلم استخدام شده و با وجود وظایف مشابه، درآمد یکسانی داشته باشند. اما در سالهای اخیر، به دلیل تخصصیتر شدن شغل منشی، کارفرمایان ترجیح میدهند که افرادی را با مدرک منشیگری و تحصیلات و تخصص مرتبط استخدام نمایند.
باید بدانید که برای ورود به این شغل، یک رشته دانشگاهی به نام امور دفتر منشیگری وجود دارد. این رشته، به عنوان «رشته منشیگری» هم شناخته میشود. رشته جدیدی که نشاندهنده پیشرفت در این حوزه و تخصصیتر شدن آن است.
علاوه بر رشته امور دفتر منشیگری، رشتههایی مثل روانشناسی، روابط عمومی، جامعهشناسی و بعضی از رشتههای مدیریتی هم با این شغل در ارتباط هستند. البته همچنان برخی از شرکتها و سازمانها، بدون در نظر گرفتن رشته تحصیلی یا مدرک داوطلب و توجه بیشتر به سابقه کار و مهارتهای لازم، افرادی را به عنوان منشی استخدام میکنند.
مدارک مورد نیاز برای استخدام شدن در شغل منشی با توجه به شرایط مد نظر کارفرمایان در هر سازمان یا شرکت میتوانند متفاوت باشند. به عنوان مثال، برای استخدام شدن در شرکتهای تولیدی به عنوان منشی، در بیشتر مواقع نیاز به اخذ مدرک حسابداری دارید. برای فعالیت در بعضی شرکتهای طراحی و چاپ، مدرک فتوشاپ و جهت استخدام شدن در سایر شرکتها برای انجام امور تایپی و وظایفی از این دست، داشتن مدرک مهارتهای هفتگانه کامپیوتر (ICDL) مورد نیاز است.
مهارت های لازم برای منشی گری
مهارتهای مهم در شغل منشی که برای استخدام افراد فعال در این حوزه با حقوق بالا مورد نیاز هستند، عبارتاند از:
ارتباط کلامی و نوشتاری
منشیهای حرفهای اغلب از ارتباطات شفاهی و کتبی در یک دفتر برای انجام کارهای متعددی مانند ارسال ایمیل به مشتریان یا کارمندان، پاسخدهی به تماسهای تلفنی و خوشامدگویی به مهمانان استفاده میکنند. توانایی برقراری ارتباط واضح با دیگران به شما این امکان را میدهد که پیامهای مهم بین مدیران اجرایی، مشتریان و کارمندان را به خوبی و بادقت منتقل کنید.
مطالب مرتبط: تفاوتهای شغل منشی گری و مسئول دفتر چیست؟
مهارتهای کامپیوتری و فنی
شما در شغل منشی میتوانید اکثر وظایف اداری را با استفاده از برنامههای کاربردی یا سیستمهای نرمافزاری شرکت انجام دهید. همچنین باید بدانید که چگونه از تجهیزات اداری، مانند چاپگرها یا اسکنرها برای کپی کردن یا پرینت گرفتن از اسناد جهت پروندهسازی و ارجاعات بعدی استفاده کنید.
منشیها باید از دستگاههای ارائهشده توسط شرکت استفاده کنند که میتواند رایانه شخصی، لپتاپ یا تبلت باشد. بسیاری از مدیران ترجیح میدهند که منشیها از پلتفرمهای زمانبندی استفاده کنند تا اطمینان حاصل شود که همه قرارها و وظایف آنها در یک جا به راحتی قابل دسترسی هستند.
برای بهبود مهارتهای فنی خود و متمایز شدن با دیگر افراد، مهارت خود در استفاده از سیستمهای نرمافزاری پرکاربرد در شغل منشیگری را در رزومهتان ذکر کنید.
تایپ و یادداشتبرداری
لازم است که بسیاری از منشیها در طول جلسات یادداشتبرداری کنند. شما باید مهارتهای یادداشتبرداری خوبی داشته باشید تا به سرعت اطلاعات ضروری را یادداشت کرده و به کارمندان و مدیران انتقال دهید.
مهارت تایپ سریع میتواند به شما کمک کند که در طول جلسه یادداشتبرداری کنید و یادداشتهای خود را در قالب یک ایمیل واضح، ساختاریافته و تمیز بنویسید تا دیگران یادداشتهای شما را ببینند و به آنها مراجعه کنند. همچنین، آشنایی با کوتاهنویسی باعث میشود که از فراموش کردن نکات کلیدی صحبت در طول جلسه جلوگیری کنید.
مهارت سازماندهی اسناد و مدارک
به عنوان یک فرد فعال در شغل منشی، یک مسئولیت کلیدی شما ممکن است این باشد که همه پروندهها، اطلاعات شرکت و اسناد را مرتب و سازماندهی کنید. این کار به شما و سایر کارمندان اجازه میدهد تا به سرعت اطلاعات را بازیابی کنید. لازم است که اسناد به صورت ایمن ذخیره شوند تا از افشای اطلاعات مهم شرکت جلوگیری شود.
ممکن است که شما مسئول ذخیره اشکال مختلفی از اطلاعات شرکت، مانند پایگاههای داده الکترونیکی یا فایلهای کاغذی باشید. باید این اطلاعات را در یک پوشه یا فایل به صورت منظم ذخیره کنید تا دیگران بتوانند از آنها برای یافتن سریع فایل خاصی که در جستجوی آن هستند، استفاده کنند.
نقش حل مسأله و تفکر انتقادی در شغل منشی
ممکن است در شغل منشی چالشهای خاصی در سازمان به وجود بیایند که نیازمند راه حلهای سریع و منطقی هستند. شما باید از تواناییهای حل مسأله و تفکر انتقادی خود برای ارائه استراتژیهای نوآورانهای استفاده کنید که میتوانند عملکرد سازمان را بهبود بخشیده و مشکلات را حل کنند.
توجه به جزئیات
ممکن است برخی از مدیران از منشیها بخواهند که اسناد را برای آنها بررسی یا تصحیح کنند. شما باید توجه زیادی به جزئیات داشته باشید تا متوجه هرگونه خطا یا ناسازگاری در این مطالب قبل از ارسال به مشتریان یا سهامداران شوید.
امکان دارد کارهای دیگری وجود داشته باشند که انتظار میرود آنها را به سرعت در طول روز انجام دهید و از شما خواسته میشود تا هرگونه مشکل یا خطا را شناسایی کنید، مانند ترتیب دادن سفر یا برنامهریزی قرار ملاقات. به همین خاطر، توجه به جزئیات یک مهارت مهم در شغل منشی است.
خدمترسانی به مشتریان
مدیران ممکن است از شما بخواهند که از طرف آنها با مشتریان تماس گرفته و به سؤالات پاسخ دهید، جلسات را برنامهریزی کرده یا اطلاعات مهم را منتقل کنید. هنگام کار با مشتریان باید رویکردی حرفهای، صبورانه و مؤدبانه داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که آنها رابطه مثبتی با شرکت دارند.
به یاد داشته باشید که وقتی مشتریان وارد دفتر شده یا به میز شما نزدیک میشوند، لبخند بزنید. وقتی با آنها صحبت میکنید، رفتار مثبت خود را حفظ کنید، حتی اگر در حال شکایت یا ابراز نگرانی هستند.
انعطافپذیری و سازگاری
شغل منشی گاهی اوقات میتواند بسیار سریع و استرسزا باشد. بنابراین، باید سازگاری داشته باشید و بتوانید در موقعیتهای پرفشار به درستی عمل کنید. ممکن است که مدیران انتظار داشته باشند که وظایفی را در آخرین لحظه به پایان برسانید که باعث میشود وظایف فعلی خود را متوقف کرده و روی کارهای جدید تمرکز کنید.
شما باید با تغییر شرایط سازگار باشید و برنامه خود را بر این اساس تنظیم کنید تا مطمئن شوید که از تغییرات غیرمنتظره عقب نمانید یا غافلگیر نشوید.
اهمیت مدیریت زمان در شغل منشی
امکان دارد که در شغل منشی چندین کار و پروژه به طور همزمان برای شما تعیین شوند و انتظار میرود که همه وظایف خود را در مهلت زمانی محدود تکمیل کنید. اتخاذ یک سیستم مدیریت وظایف را برای سازماندهی مؤثر وظایف و تاریخ سررسید آنها در نظر بگیرید تا وظایف خود را اولویتبندی کنید. این کار میتواند از فراموش کردن انجام هر کاری یا عقب افتادن در پروژههای مهم جلوگیری کند.
چه کسانی برای فعالیت در شغل منشی گری مناسبتر هستند؟
افراد موفق در شغل منشی گری، معمولاً دارای مجموعهای از مهارتها و ویژگیهای فردی هستند که به خوبی با انتظارات یک محیط اداری سازگاری دارند. در این حرفه، مهارت برقراری ارتباط به عنوان یکی از ویژگیهای اساسی شناخته میشود. یک منشی موفق باید دارای توانمندی در ارتباط با افراد مختلف باشد و بتواند با توجه به موقعیت ارتباط برقرار کند.
در ادامه، به بررسی ویژگیها و توانمندیهایی میپردازیم که به شما کمک میکنند تا یک منشی موفق و حرفهای شوید.
یاد بگیرید که نیازها را پیشبینی کنید
موفقترین منشیها برای کمک به دیگران تلاش کرده و سپس پیشبینی میکنند که چه چیزی ممکن است برای آینده مورد نیاز باشد. فعال باشید و راههایی را برای پیشبینی درخواستها و نیازهای دیگران جستجو کنید. توجه به جزئیات وظایف محولشده میتواند به شما در پیشبینی آنچه که در آینده مورد نیاز است، کمک کند.
با دقت سازماندهی کنید
این کار هم برای خودتان هنگام انجام چندین کار و هم برای پاسخگویی و رسیدگی به مشکلات دیگران مهم است. از سیستمهای مختلفی برای سازماندهی، به صورت دستنویس یا با استفاده از نرمافزارهای سازمانی استفاده کنید. اگر بخشی از شغل شما به عنوان یک منشی شامل ترتیب دادن سفرها، مدیریت برنامههای افراد یا برنامهریزی چندین رویداد باشد، سازماندهی بسیار مفید خواهد بود.
یادداشتهای دقیقی داشته باشید
در طول جلسات یا در تماسهای تلفنی، یادداشتهای دقیقی در مورد آنچه گفته شده و برای مراجعات بعدی مورد نیاز است، ثبت کرده و حفظ کنید. نگه داشتن این یادداشتها به عنوان مرجع به این معنی است که شما از آخرین اتفاقات مطلع هستید و میتوانید به اطلاعاتی که دیگران نادیده گرفته یا فراموش میکنند، دسترسی داشته باشید که برای موفقیت در شغل منشی اهمیت زیادی دارد.
روی ارتباطات شفاف تمرکز کنید
روی مهارتهای ارتباطی خود کار کنید تا مستقیم و واضح با هر ذینفع در سازمان ارتباط برقرار کنید. با توجه به این که بخش بزرگی از شغل منشی به برقراری ارتباط مؤثر بستگی دارد، توانایی نوشتن یک ایمیل مختصر و خوب صحبت کردن، مزیت بزرگی برای موفقیت در این زمینه خواهد بود.
شرح وظایف در شغل منشی
منشیها به مدیران کمک میکنند تا یک سازمان به خوبی اداره شود و به وظایف اداری و سازمانی رسیدگی میکنند. از مهمترین شرط وظایف در شغل منشی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- پاسخگویی به تماسها، دریافت پیامها و انجام مکاتبات
- برنامهریزی قرارهای ملاقات
- تایپ، تهیه و تلفیق گزارشها
- تشکیل پرونده
- سازماندهی و تهیه دستور کار و صورتجلسه
- مدیریت پایگاههای داده
- اولویتبندی وظایف
- برقراری ارتباط با ذینفعان و مشتریان
- پردازش صورتحسابها یا هزینهها
- ملاقات و خوشامدگویی به مشتریان
- آموزش و سرپرستی کارکنان تازهکار (در صورت کار در سطح ارشد)
ورود به این شغل گاهی اوقات میتواند راهی برای ورود به حرفه دیگری باشد، به ویژه مشاغلی که مرتبط با رسانه یا بازاریابی هستند. بسیاری از متخصصان در این بخشها، کار خود را در نقش اداری آغاز کرده و به راه خود ادامه میدهند. برخی از دانشجویان و فارغالتحصیلان کارهای موقتی را به عنوان منشی در طول تعطیلات یا پس از فارغالتحصیلی خود انجام میدهند. این نوع تجربه اداری میتواند در رزومه شما ذکر شود.
امکان رشد شغلی پس از کسب تجربه در این حرفه نیز وجود دارد. این رشد شغلی میتواند در هر سازمان متفاوت باشد. در برخی از سازمانها، شما میتوانید یک مدیر ارشد یا رهبر تیم شوید. در برخی از شرکتهای دیگر امکان کار به عنوان یک دستیار شخصی یا اجرایی نیز وجود دارد.
البته باید به این نکته توجه داشته باشید که وظایف یک منشی با توجه به نوع سازمان میتواند تا حدودی متفاوت باشد. به عنوان مثال، شرح وظایف منشی شرکت فناوری اطلاعات با شرح وظایف منشی دفتر وکالت میتواند تفاوتهایی داشته باشد.
انواع فرصتهای شغلی برای منشیها
نیاز به شغل منشی در محیطهایی مانند دفاتر شرکتی، سازمانهای دولتی، مطبها و… وجود دارد، چه به صورت حضوری و چه به عنوان یک منشی تلفنی. در این سمتها، شما وظایف دفتری را انجام میدهید، مانند راهاندازی تجهیزات اداری، سازماندهی پروندهها و سیستمهای بایگانی، ایجاد و نگهداری مکاتبات، پاسخگویی به تلفنها و انجام سایر وظایف محولشده توسط مدیر سازمان. فرصتهای استخدام منشی کلینیک، منشی رستوران، منشی مطب و… بسیار متنوع هستند.
شغل منشی در دفاتر حقوقی
به عنوان یک منشی در دفاتر حقوقی، شما مسئول انجام وظایف اداری در یک دفتر وکالت هستید و معمولاً تحت نظارت یک وکیل یا یک فرد حقوقی کار میکنید. وظایف شما ممکن است شامل گرفتن احضاریه، تجدیدنظر و سایر اسناد قانونی و آمادهسازی آنها برای ارائه نهایی به دادگاه یا مشتریان باشد.
همچنین میتوانید کمک تحقیقاتی، مانند بررسی حقایق و استنادات در اسناد قانونی را انجام دهید. آگاهی از کارکردهای حسابداری و اصطلاحات حقوقی نیز به طور کلی برای ورود به این شغل مورد نیاز هستند.
شغل منشی مطب و کلینیک
این منشیها در کلینیکها، بیمارستانها و مطب خصوصی پزشکان کار میکنند. آنها مسئول انجام وظایفی مانند تعیین قرار ملاقات با بیماران، پر کردن فرمهای پزشکی و صدور صورت حساب برای خدمات ارائهشده هستند. همچنین میتوانید سوابق پزشکی فیزیکی و الکترونیکی را برای استفاده پزشکان جمعآوری و سازماندهی کنید. برای اینکه منشی مطب یا کلینیک شوید، معمولاً باید آشنایی اولیه با برخی از اصطلاحات پزشکی داشته باشید.
شغل منشی اجرایی
منشیهای اجرایی که به عنوان دستیاران اجرایی نیز شناخته میشوند، وظیفه پشتیبانی اداری را برعهده دارند. در شغل منشی اجرایی از شما انتظار میرود که کنفرانسها و قرارهای ملاقات را سازماندهی کنید. انجام مکاتبات، تحقیق و گزارشنویسی از وظایف منشیهای اجرایی است.
با توجه به اندازه و ساختار شرکت، ممکن است که یک منشی اجرایی به یک یا چند دستیار برای رسیدگی به کارهای خود نیاز داشته باشد. معمولاً یک منشی اجرایی مسئول مدیریت و تفویض وظایف به دستیاران خود در صورت نیاز است. با توجه به این که این افراد درک جامع و کاملی از عملکرد کارکنان دفتری و نیازهای دستگاههای اجرایی دارند، میتوانند به دستیاران خود و افراد تازهکار در این حوزه آموزش دهند.
چرا شغل منشی را انتخاب کنم؟
فعالیت به عنوان منشی مزایای زیادی دارد و به همین دلیل است که بسیاری از کارجویان، شغل منشی را انتخاب میکنند.
در حالی که برخی از شرکتها برای استخدام منشی نیاز به مدرک یا گواهینامه مرتبط دارند، اکثر موقعیتهای استخدامی هنوز عمدتاً به دنبال جذب افرادی باتجربه در این زمینه فارغ از پیشزمینه تحصیلیشان هستند. منشیگری، شغلی مناسب برای افراد باهوش و توانا است که تحصیل در دانشگاه را انتخاب مناسبی برای خود نمیدانند.
برای شغلی با چنین شرایط تحصیلی محدود، دستمزد قابل قبولی در نظر گرفته میشود. اگرچه همیشه سطح درآمد منشیها بالا نیست. میزان دستمزد شما، به مکان و کسب و کاری که در آن مشغول به کار هستید، بستگی دارد.
در حالی که منشیها معمولاً مسئولیت اموری مانند تشکیل پرونده، نگهداری سوابق و انجام مکاتبات را برعهده دارند، خوشامدگویی به مشتریان، تعیین قرارها، پاسخگویی به تماسهای تلفنی نیز از وظایف شغل منشی است. استعداد شما در برقراری ارتباط در این شغل به خوبی مورد استفاده قرار میگیرند. یکی از مزایای این شغل، برقراری ارتباط با افراد مختلف و شبکهسازی با آنها است.
یک منشی حرفهای و توانا طیف وسیعی از تواناییها دارد. در حالی که بسیاری از مشاغل روند ثابت و گاهی خستهکننده دارند، شغل منشیگری عمدتاً این گونه نیست و روند کاری هر روز میتواند با روز قبل متفاوت باشد.
درآمد منشیها چقدر است؟
طبق گزارش حقوق و دستمزد جاب ویژن در سال 1402، متوسط درآمد ماهیانه منشیها در تهران 9.8 میلیون تومان و در سایر شهرها 8.4 میلیون تومان است.
سطح درآمد منشیها به عوامل مختلفی وابسته است که ترکیبی از مهارتها، تجربیات، موقعیت جغرافیایی و… را در بر میگیرد. یکی از عوامل مهم در تعیین حقوق منشی، سطح تحصیلات و مهارتهای فرد است. افرادی که دارای مدارک تحصیلی بالاتر و مهارتهایی در زمینه مدیریت زمان، ارتباطات و استفاده از سیستمها نرمافزاری هستند، معمولاً حقوق بیشتری در شغل منشی دریافت میکنند.
فردی که تجربه زیادی در زمینه منشیگری دارد، به عنوان یک منشی باتجربه شناخته شده و در نتیجه حقوق بیشتری خواهد گرفت. همچنین، موقعیت سازمانی نیز تأثیرگذار است. ممکن است که در بعضی از سازمانها حقوق منشیها در مقایسه با سازمانهای دیگر بیشتر باشد.
عامل دیگر تأثیرگذار بر درآمد منشیها، نوع صنعت و اندازه سازمان است. در صنایعی با درآمد بالا یا در سازمانهای بزرگتر، منشیها معمولاً درآمد بیشتری دارند. همچنین، موقعیت جغرافیایی نیز میتواند تأثیرگذار باشد. در شهرهایی با هزینه زندگی بالا مانند تهران، معمولاً حقوق بیشتری برای شغل منشی در نظر گرفته میشود.
جهت تخمین درآمد خود در این حرفه باید تمامی این عوامل را در نظر داشته باشید.
جمعبندی
شغل منشی نقش بسیار مهمی در سازمانها ایفا میکند و افرادی که در این زمینه موفق میشوند، معمولاً دارای مهارتهای ارتباطی، توانایی سازماندهی و تجربیات کاری هستند. پیشنیازهای ورود به این شغل شامل داشتن مدرک مرتبط در برخی از موقعیتهای استخدامی منشی، مهارتهای سخت و نرم و تجربه کاری مرتبط است.
درآمد منشیها به طور مستقیم به میزان تحصیلات، تجربه کاری و مکان جغرافیایی آنها وابسته است. همچنین، نوع صنعت و اندازه سازمان نیز بر درآمد آنها تأثیرگذار است. لازم است که کارجویان به خوبی با شرایط و مزایا و چالشهای فعالیت به عنوان منشی آشنا شده و تصمیم شغلی آگاهانهای بگیرند.
منابع: