شغل کارمند اداری به دلیل مزایای مختلفی که دارد، همواره یکی از مشاغل محبوب و پرطرفدار در بین نیروهای کاری خانم و آقا بوده است. احتمالا شما هم مانند بسیاری از فارغ‌التحصیلان دانشگاهی و افراد جویای کار، به دنبال انجام کار دفتری و استخدام شدن در ادارات و سازمان‌های دولتی هستید؛ اما تا چه اندازه با شرایط استخدامی و مهارت های لازم برای کار اداری آشنایی دارید؟
آیا از شرح وظایف کارمند اداری در مدارس، بانک و سایر سازمان‌ها و شرکت‌ها مطلع هستید؟ تا چه اندازه تیپ شخصیتی شما به تیپ شخصیتی افراد شاغل در شغل کارمند اداری شباهت دارد؟ اگر برای یافتن پاسخ این سوالات مشتاق هستید و به دنبال کار اداری می‌گردید، با مطالعه این مطلب همراه ما باشید؛ چراکه در این مقاله ضمن بررسی وظایف و شرایط استخدام کارمند اداری، به معرفی کامل این شغل می‌پردازیم.
شرح شغل کارمند اداری
کارمند اداری فردی است که در یک سازمان یا شرکت، وظیفه انجام امور دفتری و اداری را بر عهده دارد. به همین دلیل این افراد در بخش‌های اداری سازمان‌ها و ادارات مختلف، مشغول به کار هستند. انجام اموری مانند تایپ نامه‌های اداری، ویرایش اسناد و مدارک و پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، ازجمله مهم‌ترین وظایف یک کارمند اداری است.
همچنین، پاسخگویی به سوالات و درخواست‌های مشتریان و ایجاد تعامل با مشتریان و ارباب‌رجوع، از دیگر وظایف مورداشاره در شناسنامه شغل کارمند امور اداری و دفتری است. در کل، این افراد وظایف مختلفی را بر عهده دارند که می‌توان آن‌ها را به دودسته کلی «وظایف مرتبط با امور اداری» و «وظایف مرتبط با مشتریان و ارائه خدمات به ارباب‌رجوع» تقسیم‌بندی کرد.
به همین دلیل یک کارمند اداری باید فردی منظم، دقیق و دارای مهارت‌های ارتباطی مناسب باشد. همچنین، باید بتواند با نرم‌افزارهای اداری مانند ورد، اکسل و پاورپوینت به‌خوبی کار کند. برخورداری از این مهارت‌ها موجب می‌شود تا کارمندان اداری درزمینه‌های مختلفی ازجمله امور دفتری، امور مالی و خدمات مشتری فعالیت کنند.
درنتیجه یک کارمند اداری ممکن است در بخش‌های مختلفی مانند مدیریت مالی، بخش فروش و بازاریابی و بخش منابع انسانی شرکت مشغول به کار شود. در ادامه این مقاله، به بررسی مزایا و معایب شغلی، بازار کار، شرایط استخدام کارمند امور اداری و شرح وظایف کارمند دفتری خواهیم پرداخت.
مزایای شغل کارمند اداری
شغل کارمند اداری دارای مزایای بسیار زیادی است. از مزایای این شغل می‌توان به ثبات شغلی، ساعات کاری مشخص و درآمد نسبتاً خوب اشاره کرد. معمولا کارمندان در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف، از حداقل حقوق و دستمزدی برابر با پایه حقوق وزارت کار برخوردار هستند.
همچنین بسیاری از کارمندان با بستن قرارداد موقت با کارفرما، می‌توانند ضمن برخورداری از حقوق و مزایا، امنیت شغلی مناسبی داشته باشند. این در حالی است که برخی دیگر از کارمندان با استخدام رسمی در ادارات و سازمان‌های دولتی نظیر بانک‌ها، اداره برق و مخابرات، امنیت شغلی خود را تا زمان بازنشستگی تأمین می‌کنند.
به شکلی که شاید بتوان یکی از اصلی‌ترین دلایل محبوبیت شغل کارمند اداری در بازار کار را، در ارتباط با همین امنیت شغلی و استخدام رسمی در ادارات و دستگاه‌های دولتی دانست. موضوعی که موجب می‌شود تا ترس از بیکاری و عوارض آن، در این گروه از کارمندان در حداقل میزان ممکن باشد.
از دیگر مزایای این حرفه می‌توان به وجود فرصت‌های شغلی متنوع و فراوان در بازار کار اشاره کرد. امروزه بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای انجام امور دفتری و اداری خود، به جذب و استخدام کارمند اداری در بخش‌های مختلف نیاز دارند.
به همین دلیل افراد جویای کار دفتری و اداری، معمولا با حجم زیادی از آگهی‌های استخدامی در این حوزه مواجه هستند. همین امر موجب شده است تا معمولا دوران بیکاری و مدت‌زمان لازم برای کاریابی در این حوزه، در مقایسه با بسیاری از مشاغل بسیار کمتر باشد.
امکان رشد و پیشرفت شغلی، امکان کار در محیطی آرام و منظم و عدم نیاز به انجام کار فیزیکی، برخورداری از حقوق ثابت، امکان فعالیت در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و مزایای شغلی مناسب، از دیگر مزایای فعالیت در شغل کارمند امور دفتری و اداری است.
معایب شغل کارمند امور اداری و دفتری
اگرچه یک کارمند اداری در بانک، بیمه و سایر سازمان‌ها و شرکت‌ها از مزایای شغلی متعددی برخوردار است، اما این فرد ممکن است با سختی‌هایی در کار خود مواجه شود. از معایب این حرفه می‌توان به تکراری بودن برخی از وظایف و مسئولیت‌ها اشاره کرد.
شاید به همین دلیل است که افراد علاقه‌مند به انجام کارهای خلاقانه، جدید و متنوع، تمایل کمتری برای استخدام شدن در فرصت‌های شغلی مرتبط با کارمند امور اداری دارند. شما به‌عنوان یک کارمند اداری مجبور هستید روزانه به بسیاری از تماس‌های تلفنی، پاسخ‌های مشابهی دهید.
همچنین، انجام امور دفتری همچون تایپ نامه، بایگانی اسناد و کار با ماشین‌های اداری مانند فکس و دستگاه کپی، برای بسیاری از افراد کاری یکنواخت، خسته‌کننده و کسالت‌آور است. به‌علاوه، شما به‌عنوان یک کارمند امور دفتری، با کارهای فنی سروکار نخواهید داشت.
اگرچه این مورد ممکن است به‌عنوان یک مزیت شغلی برای برخی از افراد محسوب شود، اما قطعا برای افراد فنی موضوعی جذاب و جالب‌توجه نخواهد بود. از دیگر معایب و سختی‌های شغل کارمند اداری، می‌توان به فشار کاری زیاد در برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها اشاره کرد.
همچنین، عدم وجود استقلال کاری در برخی از سازمان‌ها و عدم امکان کارآفرینی، از دیگر معایب شغل کارمند امور دفتری و اداری است. شما می‌توانید در شغل دوم خود به کارآفرینی بپردازید، اما در مسیر شغلی کارمند اداری امکان درآمدزایی مستقل را نخواهید داشت.
مطالب مرتبط: آشنایی با مهارت‌های ضروری برای موفقیت در شغل کارمند اداری
نیازمندی‌های استخدامی در شغل کارمند اداری
برای اشتغال به کار به‌عنوان کارمند اداری، به داشتن برخی از شرایط و مدارک تحصیلی نیاز دارید. حداقل تحصیلات موردنیاز برای این شغل، مدرک دیپلم متوسطه است. بااین‌حال، برخی از سازمان‌ها و ادارات به‌ویژه سازمان‌های دولتی، برای استخدام کارمند اداری، مدرک کاردانی یا کارشناسی را به‌عنوان حداقل تحصیلات موردنیاز در نظر می‌گیرند.
همچنین در برخی از موارد، متقاضیان باید دوره‌های آموزشی مرتبط با شغل موردنظر را بگذرانند. علاوه بر مدرک تحصیلی، کارمندان اداری باید برخی از مهارت‌های نرم و سخت را داشته باشند. ازجمله این مهارت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مهارت‌های ارتباطی
- مهارت‌های سازمان‌دهی و مدیریت زمان
- توانایی کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهایی همچون برنامه‌های ورد و اکسل
- قدرت حل مسئله
- مهارت کار تیمی
- توانایی کار با ماشین‌های اداری
- آشنایی با اصول نامه‌نگاری اداری
شرح وظایف کارمند اداری
کارمندان اداری نقش مهمی در سازمان‌ها و ادارات مختلف ایفا می‌کنند. این افراد با پشتیبانی از مدیران و کارکنان، در انجام امور اداری و دفتری نقش دارند. بااین‌حال، شرح وظایف کارمندان اداری به نوع شغل و سازمانی که در آن مشغول به کار هستند، بستگی خواهد داشت. به‌طورکلی، وظایف کارمندان اداری عبارت‌اند از:
- کمک به مدیران و کارکنان در انجام امور اداری و دفتری
- حفظ و نگهداری از اسناد و اطلاعات سازمان
- بهبود بهره‌وری سازمان
- پاسخگویی به تلفن‌ها، پیام‌ها و ایمیل‌ها
- دریافت نامه‌ها و بسته‌های پستی
- ثبت و پیگیری مکاتبات اداری و نامه‌نگاری‌ها
- تهیه و ارسال گزارش‌ها
- بایگانی اسناد و مدارک
- مدیریت جلسات
- تنظیم و پیگیری قراردادها
- انجام برخی از امور مالی و حسابداری
- مدیریت روابط با مشتریان و ارائه خدمات به آن‌ها
- انجام سایر امور دفتری و اداری
بازار کار مشاغل مرتبط با امور اداری
شغل کارمند اداری یکی از مشاغل پرطرفدار و پر تقاضا در بازار کار است. کارمندان اداری درزمینه‌های مختلفی فعالیت می‌کنند. این شغل در سازمان‌ها و ادارات مختلف، ازجمله شرکت‌های دولتی و خصوصی، شرکت‌های تولیدی، شرکت‌های خدماتی، مؤسسات آموزشی، بیمارستان‌ها و بیمه، موردتوجه کارفرمایان قرار دارد.
به‌عنوان‌مثال، شما می‌توانید رزومه خود را برای فرصت‌های استخدام کارمند اداری در بانک ملی، آگهی استخدام کارمند اداری در سفارت ایتالیا و فرصت استخدام کارمند اداری در شهرداری محل سکونت خود ارسال کنید.
خوب است بدانید که شرکت‌های بزرگی همچون هاکوپیان، همکاران سیستم، انتخاب الکترونیک، شرکت صنایع غذایی ماسترفوده، شرکت هواپیمایی جی، گروه صنعتی پاکشو، ارتباطات سیار ایران (همراه اول) و گروه صنایع غذایی مانا، تنها برخی از شرکت‌های معتبری هستند که آگهی استخدام کارمند اداری خانم و آقا را در سال 1402 منتشر کرده‌اند.
برای دریافت جدیدترین آگهی‌های استخدام کارمند اداری در تهران، شیراز، ارومیه و…، می‌توانید روزانه از موتور جستجوی کاربرد استفاده کنید.
درآمد شغل کارمند اداری در سال 1402
میزان درآمد کارمندان اداری در سازمان‌های مختلف، متفاوت است. عواملی مانند نوع سازمان، میزان تحصیلات، تجربه کاری، بخش محل فعالیت در شرکت و مهارت‌های فردی، بر میزان درآمد این افراد تأثیر می‌گذارند. به‌طورکلی، متوسط درآمد کارمندان اداری در تهران در سال 1402، مبلغی در حدود 9.8 میلیون تومان در ماه است.
به شکلی که کارمندان در پایتخت می‌توانند بین 6.5 تا 16.8 میلیون تومان در ماه درآمد داشته باشند. در سایر شهرهای بزرگ مانند کرج، مشهد و اصفهان، متوسط حقوق و دستمزد کارمند اداری در سال 1402، مبلغی به‌اندازه 8.4 میلیون تومان در ماه است.
در این مناطق، حقوق و دستمزد کارمندان امور دفتری و اداری معمولا در محدوده‌ای بین 4.8 و 16 میلیون تومان در ماه قرار دارد. همچنین در شهرهای کوچک، میانگین درآمد کارمند امور دفتری و اداری مبلغی برابر با 8.4 میلیون تومان در ماه است.
به شکلی که می‌توان گفت متوسط حقوق کارمندان در خارج از تهران، رابطه چندانی با منطقه محل سکونت آن‌ها ندارد. بااین‌حال، کارمندان شرکت‌های خصوصی و سازمان‌ها در شهرهای کوچک، معمولا حقوق و دستمزدی بین 4.1 و 13.2 میلیون تومان در ماه دارند.
ذکر این نکته ضروری است که حقوق و دستمزد مورداشاره در بالا، در ارتباط با کارمندان اداری در مشاغلی همچون منشی، مسئول دفتر و کارشناس بایگانی است. در صورت اشتغال به کار در سایر بخش‌های سازمان همچون بخش منابع انسانی، امور مالی و فروش، کارمندان حقوق و دستمزد متفاوتی خواهند داشت.
درآمد کارمند امور دفتری در خارج از کشور
متوسط درآمد کارمند اداری در خارج از کشور، یکی از موضوعات موردتوجه برای افراد علاقه‌مند به این حرفه است. بااین‌حال، وضعیت درآمد به‌تنهایی نمی‌تواند معیاری برای بررسی بازار کار کارمند اداری در خارج از کشور باشد.
در کنار حقوق و دستمزد، بررسی عواملی مانند میزان مالیات بر درآمد، هزینه‌های زندگی و تعداد فرصت‌های شغلی در بازار کار یک کشور، باید موردتوجه نیروهای کاری قرار گیرد. در ادامه، تنها به بررسی متوسط درآمد شغل کارمند اداری در برخی از کشورهای مهاجرپذیر خواهیم پرداخت.
حقوق و دستمزد کارمند اداری در استرالیا
متوسط درآمد یک کارمند امور دفتری در کشور استرالیا در سال 2024 میلادی، مبلغی به‌اندازه 77,843 دلار در سال است. همچنین حداقل و حداکثر دستمزد در این شغل در استرالیا، به ترتیب برابر با 67,902 و 127,021 دلار در سال است.
خوب است بدانید که متوسط حقوق و دستمزد نیروهای کاری در مشاغل تمام‌وقت در این کشور، مبلغی در حدود 73,768 دلار در سال است. این موضوع نشان می‌دهد که متوسط درآمد کارمندان در استرالیا، تا حدودی از میانگین حقوق و دستمزد در این کشور بالاتر است.
از بالاترین دستمزدها در استرالیا می‌توان به حقوق و دستمزد در مشاغلی مانند توسعه‌دهنده فول استک، مهندس طراح، توسعه‌دهنده و مهندس ترافیک اشاره کرد. متوسط حقوق و دستمزد در این مشاغل در سال 2024 میلادی، به ترتیب برابر است با 127,633، 115 هزار، 112,228 و 98,134 دلار در سال است.
درآمد کارمند امور دفتری در کانادا
در فهرست طبقه‌بندی مشاغل ملی کانادا (National Occupational Classification)، شغل کارمند اداری (General Office Clerk) با کد شغلی NOC1411 شناخته می‌شود. خوب است بدانید که متوسط درآمد در شغل کارمند امور دفتری و اداری در این کشور، مبلغی معادل با 34,201 دلار در سال است.
حداقل و حداکثر دستمزد در این حوزه کاری در کانادا، به ترتیب برابر با 29,250 و 49,074 دلار در سال است. بااین‌حال، متوسط حقوق و دستمزد کارمندان اداری در کانادا، می‌تواند بر اساس استان محل فعالیت متفاوت باشد. به‌عنوان‌مثال، متوسط درآمد کارمندان در استان‌های بریتیش کلمبیا، آلبرتا، مانیتوبا و ساسکاچوان کانادا، به ترتیب برابر با 47,824، 45,825، 43,739 و 42,962 دلار در سال است.
این در حالی است که مشاغلی مانند کارشناس زمین‌شناسی، متخصص علوم داده، مدیر بازاریابی دیجیتال، وکیل و توسعه‌دهنده بک‌اند، دارای درآمد بسیار بالاتری هستند. متوسط درآمد در این مشاغل در کشور کانادا به ترتیب برابر است با 127,983، 135,396، 99,686، 150,034 و 135,053 دلار در سال است.
درآمد کارمند اداری در آلمان
اخیراً یک پلتفرم استخدامی آنلاین با نام Stepstone Group، مطالعه‌ای از وضعیت بازار کار آلمان انجام داده است. بر اساس نتایج این مطالعه، روزانه بر تعداد نیروهای کاری که بر اساس حقوق پیشنهادی کارفرما در متن آگهی استخدامی، درخواست‌های شغلی خود را ارائه می‌دهند، افزوده می‌شود.
همچنین، نتایج این مطالعه نشان می‌دهد که متوسط درآمد نیروهای کاری در آلمان، مبلغی در حدود 43,750 یورو در سال است. خوب است بدانید که این میزان از حقوق، بر اساس 920 هزار داده از حقوق و دستمزد کارمندان آلمانی در سال 2024 میلادی محاسبه شده است.
دراین‌بین، متوسط حقوق و دستمزد در شغل کارمند اداری در آلمان در سال 2024 میلادی، مبلغی به‌اندازه 40,324 یورو در سال است. این میزان از حقوق و دستمزد بیانگر این موضوع است که متوسط درآمد کارمندان اداری در آلمان، در سطح مناسبی نسبت به متوسط حقوق و دستمزد نیروهای کاری در این کشور قرار ندارد.
بااین‌حال، پیش‌بینی می‌شود که متوسط حقوق و دستمزد کارمندان اداری در آلمان تا سال 2029 میلادی، تا حدود 19 درصد (48,082 یورو در سال) افزایش یابد. همچنین خوب است بدانید که 83 درصد از کارمندان اداری در آلمان، دارای مدرک تحصیلی دیپلم هستند. به شکلی که معمولا افراد با تحصیلات کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری در آلمان، تمایلی برای انتخاب این شغل از خود نشان نمی‌دهند.
تیپ شخصیتی مناسب برای شغل کارمند اداری
بر اساس آزمون شغلی کدهای هالند، کارمندان امور اداری و دفتری معمولاً افرادی دقیق و منظم هستند که ترجیح می‌دهند در یک محیط ساختارمند کار کنند. آن‌ها همچنین افرادی پرکار هستند که به‌طور طبیعی در تأثیرگذاری و ترغیب دیگران مهارت دارند. به‌علاوه، کارمندان اداری دارای ویژگی‌های دیگری مانند واقع‌گرایی، روحیه جستجوگری و تعاملات اجتماعی مناسب هستند.
اگر شما یک یا چند مورد از ویژگی‌های شخصیتی مورداشاره در بالا را دارید، ممکن است برای فعالیت در شغل کارمندی اداری، فرد مناسبی باشید. بااین‌حال، اگر فردی هنری هستید، این شغل احتمالاً گزینه خوبی برای شما نخواهد بود.
بر اساس تست نئو (NEO) یا مدل 5 عاملی بزرگ (Big Five)، کارمندان اداری در معیار مسئولیت اجتماعی معمولا امتیاز بالایی کسب می‌کنند. این موضوع نشان‌دهنده تمایل آن‌ها به کسب نتایج عادلانه و داشتن دغدغه نسبت به دیگران است. همچنین، کارمندان امور دفتری و اداری معمولاً افرادی کنجکاو، برون‌گرا و توافق‌پذیر یا سازگار هستند.
در کل، مشاغل کارمند اداری اغلب افرادی را به خود جذب می‌کنند که به جزئیات توجه دارند، منظم هستند و در محیط‌های ساختارمند پیشرفت می‌کنند. همه این موارد جزء ویژگی‌های مهم برای تضمین دقت، کارایی و عملکرد روان در محیط اداری محسوب می‌شوند.
بااین‌حال، افراد زیادی با روحیه هنری وجود دارند که ویژگی‌های مورداشاره در این بخش را دارند و می‌توانند در نقش‌های کارمند اداری موفق باشند. درواقع، برخی از مهارت‌های هنری مانند خلاقیت و قدرت حل مسئله، می‌توانند به‌عنوان دارایی‌های ارزشمندی در این موقعیت‌ها محسوب شوند.
درنهایت پاسخ این سوال که: «آیا شغل کارمند اداری برای شما مناسب است یا خیر؟»، به عوامل مختلفی ازجمله علایق، مهارت‌ها و تیپ شخصیتی شما بستگی دارد. اگر در انتخاب مسیر شغلی خود مطمئن نیستید، انجام تست شغلی می‌تواند راهی مفید برای بررسی گزینه‌های شغلی و شناسایی مسیرهای شغلی بالقوه‌ای باشد که با نقاط قوت و ترجیحات شما همسو هستند.
چگونه کارمند اداری شویم؟
برای اشتغال به کار در فرصت‌های استخدام کارمند اداری در سفارت، بانک، بیمه و…، بهتر است ابتدا حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی خود را دریافت نمایید. در این صورت می‌توانید شانس استخدامی خود را در شرکت‌های بزرگ خصوصی و سازمان‌های دولتی افزایش دهید.
هرچند معمولا شرکت‌ها و سازمان‌ها در رشته‌های تحصیلی مختلف اقدام به جذب و استخدام کارمند اداری خانم و آقا می‌کنند، اما اخذ مدرک تحصیلی در رشته‌ای مانند کارشناسی مدیریت بازرگانی، می‌تواند به کاریابی سریع‌تر کمک نماید.
در گام بعدی بهتر است مهارت‌های شغلی خود را تقویت کنید. تسلط به مجموعه برنامه‌های آفیس مانند ورد، اکسل و پاورپوینت، برای موفقیت در شغل کارمند امور اداری و دفتری ضروری است. همچنین با شرکت در دوره‌های آموزش کارمند اداری، می‌توانید با مباحثی مانند امور اداری و مشکلات آن آشنا شوید.
آشنایی با انواع مشاغل اداری، توانایی گزارش‌نویسی و آشنایی با اینترنت، از دیگر موارد موردتوجه در دوره‌های آموزشی مرتبط با فرصت شغلی کارمند اداری هستند. درنهایت می‌توانید از طریق سایت کاربرد، رزومه کاری خود را برای موقعیت‌های استخدام کارمند اداری خانم و آقا ارسال کنید.
جمع‌بندی
کارمندان اداری نقش مهمی در سازمان‌ها و ادارات مختلف ایفا می‌کنند. در حقیقت شغل کارمند اداری یکی از مشاغل پر تقاضا در بازار کار است که فرصت‌های شغلی فراوانی را در اختیار کارجویان خانم و آقا قرار می‌دهد. کارمندان اداری درزمینه‌های مختلفی همچون بانکداری، بیمه و بازاریابی فعالیت می‌کنند. برای اشتغال به‌عنوان کارمند اداری، نیاز به داشتن حداقل مدرک تحصیلی دیپلم خواهید داشت. همچنین، کارمندان اداری باید برخی از مهارت‌های نرم و سخت را داشته باشند.
درآمد کارمندان اداری در سازمان‌های مختلف، متفاوت است. عواملی مانند شهر محل سکونت، نوع سازمان، میزان تحصیلات، تجربه کاری و مهارت‌های فرد، بر میزان درآمد این افراد تأثیر می‌گذارند. درنهایت می‌توان گفت که این حرفه برای افرادی که به دنبال یک شغل با درآمد ثابت، فرصت‌های شغلی فراوان و امکان رشد و پیشرفت شغلی هستند، گزینه مناسبی است.